Mapeamento dos processos de planejar compras do CCUEC

Fazer o Mapa de Relacionamento do Processo de Compras e mapear o processo Planejar Compras do CCUEC.

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Mônica Baggio

Superintendência e Comunidade CCUEC.
 

  • Todo CCUEC demanda compras de toda natureza.
  • Dificuldade na priorização de compras pois todas as demandas são urgentes.
  • Falta de organização e planejamento anual de compras.
  • Dificuldade em identificar em qual momento as compras devem ser iniciadas.
  • Elaborar melhor o escopo da compra: como chegam, porque chegam e para quando é a necessidade.

Outros:

  • Dificuldade no controle para Renovação de Contratos com prazos pré estabelecidos.
  • Participar desde o começo no desenvolvimento do Anexo Técnico para demandar menos tempo de toda a equipe.
  • A troca de e-mails para tratar do Anexo Técnico não documenta o andamento do trabalho e tempo gasto no processo.
  • Utilização de várias ferramentas e atualização das RTs semanalmente pela equipe de compras.
  • O cliente não utiliza o sistema de compras para consultas.
  • O cliente solicita constantemente, à equipe de compras, informações do andamento do processo. Às vezes, não considera os prazos legais mínimos.
  • Sistema da DGA não consegue mostrar o status atual da compra. Gera muita ligação telefônica para a DGA, PG, AEPLAN.
  • Distribuição inadequada dos acessos aos sistemas administrativos.
  • Diferentes fontes de recursos: orçamentário e convênios (FINEP, FAPESP, Funcamp etc).
  • Cobrança dos clientes à equipe de compras para atualização das RTs; porém, quando finaliza a parte de compras e entra na execução do contrato os dados não são atualizados pelo cliente. 
  • Cadastro do código BEC sob responsabilidade da área solicitante. Ainda não está bem estabelecida junto às áreas.
  • Não existe um guia  para o comprador/documentação didática sobre o processo de compras. Existem normativas da DGA sobre as regras de compras.
  • O cliente nem sempre cria a RT com os requisitos mínimos.
  • Nem sempre o Anexo Técnico é elaborado em conjunto com a área de compras desde o início e às vezes, não cumpre as exigências, gerando retrabalhos.
  • Falta de informações ou informações inadequadas no Anexo Técnico, geram problemas na pesquisa de mercado para ampla concorrência.
  • Rever as autorizações na RT. Atualmente, a RT fica parada por falta de aprovação, principalmente quando a mesma pessoa tem mais de um papel.
  • Mapa de Relacionamento;
  • Mapas de Processos;
  • Planilha de Planejamento e Replanejamento de Compras;
  • Calendário de Planejamento e Replanejamento.
  • Mapa de Relacionamento;
  • Mapas de Processos;
  • Planilha de Planejamento e Replanejamento de Compras;
  • Calendário de Planejamento e Replanejamento;
  • Definição de papéis e responsabilidades.

Características, qualidades e benefícios:
 

  • Melhora da administração dos recursos financeiros, atendendo prazos de projetos e serviços e diminuindo o volume de trabalho e stress;
  • Processos definidos, padronizados, documentados e compartilhados com os envolvidos no processo de compras;
  • Processos de trabalho atualizados solucionando as desconexões identificadas;
  • Ter uma visão global centralizada de todas as necessidades de compras, auxiliando na tomada de decisões quanto a priorização; 
  • Melhora da distribuição das compras entre os compradores através da visão global de todas as demandas;
  • Papéis e responsabilidades definidos;
  • Ter prazos definidos para cada etapa do processo;
  • Ter informações centralizadas referentes ao planejamento e ao andamento das compras facilitam, aos gestores, os novos planejamentos;
  • Ter ferramenta (planilha) para permitir o planejamento, priorização, acompanhamento dos itens a serem comprados e sua execução;
  • Receber pedidos de compras em tempo hábil para a execução da compra;
  • Ter dados que permitam extrair indicadores para análise do processo e resultados;
  • Antecipar a demanda de compras;
  • Identificar a capacidade de atendimento pela área;
  • Monitorar a vigência dos contratos para formalização de novos e prorrogação dos atuais.
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