Num ambiente universitário é muito comum o uso de listas de email, seja para a interação entre parceiros de um determinado projeto, seja para a simples divulgação de informações. Neste ambiente, muitas vezes temos o nosso email cadastrado em mais de uma lista, sendo que em algumas delas não temos a menor ideia de como chegamos lá.

Como é feito o gerenciamento destas listas? Como cadastrar-se ou descadastrar-se de uma lista? Como organizar uma lista? ...

Enfim, tentando responder estas e outras questões, nesta edição iniciamos uma série de artigos abordando os programas gerenciadores de listas de email.

Essencialmente existem dois tipos de listas, a saber:

•     Lista de discussão, quando os membros podem interagir entre si, e
•     Lista de informação, que são utilizadas para a divulgação de informações em geral de uma única fonte, sem permitir a interação entre membros.

A construção, a inserção e exclusão de membros e a configuração destas listas é feita por programas gerenciadores de lista. Estes podem ser Gerenciadores de Lista de Discussão ou Gerenciadores de Lista de Informação. Existem diversas alternativas livres e gratuitas destes gerenciadores.

Um Gerenciador de Lista de Discussão é um software que permite que diversas pessoas possam interagir umas com as outras através da troca de mensagens de correio eletrônico. Listas desta natureza podem ser configuradas com ou sem moderação de mensagens, com restrição ao cadastramento de usuários, e várias outras opções. O gerenciador mais popular de listas de discussão, também amplamente utilizado na Unicamp, é o Mailman.

Gerenciadores de Listas de Informação, por outro lado, não permitem a interação entre os assinantes, e são tipicamente utilizados para divulgação de informações em geral. Nesta categoria situam-se os softwares PHPList e Dada Mail.

Neste primeiro artigo desta série iremos abordar alguns aspectos da configuração do software Mailman. Nas próximas edições do BITI, nos meses de agosto e setembro, iremos abordar, respectivamente, os gerenciadores de listas PHPList e Dada Mail.

Mailman

O gerenciador de listas de discussão Mailman é um software livre licenciado sob a licença pública GPL, que permite o seu livre uso, distribuição e modificação. É mantido pela Free Software Foundation e encontra-se atualmente na versão 2.1.18-1, liberada no dia 6 de maio de 2014.

O Mailman é um dos softwares mais utilizados na Internet para o gerenciamento de listas de discussão. O seu gerenciamento e configuração é baseado em uma interface Web bastante simples de se utilizar. Para conhecer melhor o seu funcionamento basta ler a documentação online. Cada uma das opções é seguida de uma explicação bastante detalhada de sua aplicação.

 Um recurso muito importante e útil oferecido pelo Mailman é o arquivamento das mensagens enviadas. Desta forma pode-se recuperar com facilidade todos os assuntos já tratados anteriormente entre os membros da lista. Um exemplo interessante deste recurso pode ser visto nos arquivos da lista EAD-L, que trata de educação à distância. Estão arquivadas praticamente todas as mensagens já veiculadas desde a criação da lista, no ano 2000.

A inscrição de participantes é feita clicando-se na opção Gerenciamento de Membros e em seguida na opção Inscrição em massa. Embora o mailman permita o cadastramento direto de endereços, sem a autorização direta da pessoa, é mais conveniente e ético utilizar a opção Convidar. Com esta opção ativada o Mailman envia um convite por email para os endereços fornecidos e desta forma a pessoa convidada precisa concordar com o cadastramento para efetivamente vir a participar das atividades da lista.

Da mesma forma que o cadastramento em uma lista deve ser feito com o consentimento dos assinantes, o mantenedor da lista deve se empenhar em documentar de forma muito clara e acessível os passos a serem seguidos para que alguém faça o seu descadastramento. Idealmente esta informação deve ser veiculada no rodapé de todas as mensagens distribuídas. Para isto, acessar a opção Opções não digest e no campo Rodapé adicionado ao email enviado para os membros regulares da lista inserir as informações para descadastramento.

Como podemos ver pela imagem acima, as informações incluídas por padrão no rodapé trazem apenas o nome da lista "(%(real_name))", o nome do servidor Mailman "(%(real_name)s@%(host_name)s)" e o endereço web da lista "(%(web_page_url)slistinfo%(cgiext)s/%(_internal_name)s)".

Em uma lista fictícia, denominada exemplo-l, a substituição destas variáveis resultaria no seguinte rodapé:

    exemplo-l mailing list
    exemplo-l@listas.unicamp.br
    https://www.listas.unicamp.br/mailman/listinfo/exemplo-l

É importante que seja mantido no rodapé o endereço (URL) da lista na web, pois através deste endereço se podem realizar diversas tarefas, como por exemplo a consulta aos arquivos da lista, visualização da lista de membros, inscrição e descadastramento.

O descadastramento pode também ser feito por email, enviando-se uma mensagem vazia e sem assunto, para o endereço "leave-nomedalista-l@listas.unicamp.br". Em seguida, o Mailman enviará em resposta uma mensagem solicitando confirmação do usuário para efetivamente realizar o descadastramento.

De maneira a melhor instruir os usuários sobre como gerenciar sua inscrição na lista, poderiamos acrescentar ao rodapé o seguinte texto:

 Informações sobre a lista de discussão "%(real_name)s"
    Para enviar mensagens para a lista utilize o endereço
    %(real_name)s@%(host_name)s
    Para trocar sua senha, descadastrar-se,
    consultar as mensagens arquivadas ou saber
    mais sobre esta lista visite o endereço
    %(web_page_url)slistinfo%(cgiext)s/%(_internal_name)s
    O descadastramento pode também ser feito por email,
    enviando-se uma mensagem vazia para o endereço
    "leave-%(real_name)s@%(host_name)s".
    Em seguida será enviado um email para seu endereço
    solicitando a confirmação do descadastramento.
    Para entrar em contato com o mantenedor desta lista
    escreva para %(real_name)s-owner@(host_name)s

 A redação acima é apenas uma sugestão, este espaço pode ser usado para qualquer informação que seja relevante aos trabalhos sendo desenvolvidos ou apoiados com o uso da lista de discussão. A informação para descadastramento é essencial e deve ser o mais clara e objetiva possível.

O CCUEC hospeda hoje (julho/2014) 197 listas de discussão de diversas unidades e órgãos da Unicamp. Este é um serviço oferecido regularmente pelo CCUEC e pode ser solicitado diretamente no portal do CCUEC. No menu Serviços, selecionar a opção Listas de Discussão, e em seguida leia as instruções das páginas subsequentes.