Dando continuidade ao conjunto de dicas que foram divulgadas nas duas últimas edições do BITI, este artigo apresenta algumas recomendações úteis para gerenciar sua caixa postal eletrônica, de forma a economizar o seu tempo e minimizar eventuais conflitos.

1. Comece do fim

Ao ler suas mensagens, é recomendável sempre começar do fim, ou seja, da mensagem mais recente para a mais antiga. Esta recomendação é especialmente importante ao voltar de um feriado, de uma ausência mais longa como as férias, ou mesmo de um dia para o outro.
Por vezes recebemos mensagens solicitando providências e gastamos um tempo longo elaborando as respostas. Ao descer mais um pouco na lista de mensagens, podemos receber um outro email, às vezes da mesma pessoa, relatando que o problema já foi resolvido, ou então que se decidiu passar a questão para um terceiro. Ou seja, você gastou seu tempo por nada. E ficar bravo não adianta.
Se você começasse a leitura de suas mensagens em ordem cronológica reversa, isto não ocorreria.
A maioria dos softwares clientes de email lhe permite determinar a ordem em que as mensagens aparecem.
A figura abaixo foi extraída do software Mozilla Thunderbird. Ao clicar sobre o campo Data as mensagens são ordenadas segundo a data de recebimento, em ordem cronológica direta ou reversa. Se a seta do lado direito do campo estiver para cima, a ordenação é reversa, se estiver para baixo, é direta, ou seja, da mensagem mais antiga para a mais recente. É muito fácil ordenar segundo critérios de data, remetente ou assunto, basta clicar sobre a aba de títulos.

2. A regra do 1 minuto

A maior parte das mensagens que recebemos podem ser respondidas em muito pouco tempo. Se ao analisar uma mensagem você concluir que ela pode ser respondida em menos de um minuto, não deixe para depois e responda imediatamente. É uma coisa a menos para assombrar o seu dia. As suas respostas não irão concorrer ao prêmio Nobel de literatura, por esta razão frases de uma linha, ou mesmo uma palavra, podem ser suficientes. Por exemplo, se você concordar com o que for pedido, uma frase simples como "Ok, siga em frente", é mais do que adequada. Não é necessário elaborar mais do que isto.
Mas se a resposta for complicada, pense em pegar o telefone, ou mesmo ir até a sala da pessoa, se possível, e responder diretamente. Lembre-se, o correio eletrônico não possui entonação e não transmite nenhum tipo de mensagem não verbal. O potencial para problemas é enorme, especialmente quando o assunto a ser tratado é delicado e passível de múltiplas interpretações.

3. Capriche no assunto de sua mensagem

Em um mundo em que bilhões de mensagens de spam circulam todos os dias, é muito importante escolher com bastante propriedade o título (Subject:) de sua mensagem. Títulos mal escritos podem fazer com que sua mensagem seja apagada imediatamente ou que seja confundida com spam. Se possível, crie um título que por si só já transmita a mensagem desejada. Se for importante, coloque a palavra IMPORTANTE no título e escreva o assunto de forma a transmitir a urgência de seu comunicado.

4. Leia com atenção as mensagens importantes

Infelizmente, é extremamente comum hoje em dia escrevermos uma mensagem solicitando diversas providências ou esclarecimentos, e obtermos a resposta apenas para a primeira das questões apresentadas. A leitura é feita de forma apressada e superficial, e é isto o que recebemos. Para o bem da sua carreira e reputação profissional, invista tempo na leitura de mensagens importantes e forneça todos os dados solicitados e tente também antever as necessidades de quem lhe escreveu, fornecendo informações que você considerar importantes e que possam vir a ser pedidas no futuro. É um pequeno investimento em face dos benefícios que podem ser conseguidos em termos profissionais.
Por outro lado, ao tratar com pessoas que são descuidadas na gestão de seu email, considere dividir uma mensagem longa em várias mensagens, em que cada uma delas trate de um assunto separadamente. Seja breve e objetivo. Escreva apenas o que for essencial. Desta forma as suas chances de ser melhor atendido aumentam.

5. Crie respostas padrão

Caso a sua atividade envolva contato direto com o público e as mensagens que receber tratarem em sua grande maioria dos mesmos assuntos, considere escrever respostas bem completas e informativas que possam atender, com pequenas modificações, ao que for solicitado.

6. Sempre responda aos emails que receber

Nunca deixe de responder aos emails que você receber. É claro que esta regra deve ser observada apenas para quem lhe escreve diretamente ou para quem solicitou alguma providência de sua parte. Não é preciso responder àquelas mensagens enviadas para dezenas de pessoas simultaneamente. Isto posto, é sempre reconfortante saber que um pedido foi registrado. Hoje em dia não existe garantia de que um email sempre chegue ao seu destino. Muitas empresas instalam filtros de spam que mais cedo ou mais tarde, acabam barrando mensagens legítimas. Desta forma, sempre responda aos emails que receber, mesmo que seja para dizer que não poderá atuar no pedido feito imediatamente. Desta forma o solicitante pode procurar outros caminhos para resolver seus problemas e não precisará ficar parado aguardando por algo que nunca virá.

Alguns exemplos:

• Ok, vou verificar o que pode ser feito e lhe retorno em breve.
• Infelizmente só terei tempo livre para trabalhar nisto em setembro. Podemos voltar a conversar mais tarde?
• Feito! Você pode avaliar e me dar um retorno?
• Simples assim, apenas uma linha e sua reputação já ganhou mais alguns pontinhos. E também não se esqueça de sempre fechar seus emails com um "Muito obrigado". Não custa nada.

Referências

LifeHacker: The guide to working smarter, faster, and better
Portal Inbox Zero