No dia 20 de junho de 2013 entrou em produção no sistema SIGA (Sistema de Gestão Acadêmica), um novo módulo para permitir a inscrição via web de estudantes especiais. Até então, apenas alunos regularmente matrículados em cursos de graduação e pós-graduação podiam fazer suas inscrições via web.

Com este novo módulo, a Diretoria Acadêmica espera simplificar significativamente o processo de inscrição dos estudantes especiais. Originalmente, a inscrição de estudantes especiais requeria que o interessado preenchesse um formulário, procurasse o professor responsável para autorizá-lo a cursar a disciplina e em seguida este formulário era levado para a DAC. Os dados do aluno eram então digitados novamente pela equipe da DAC para entrada no sistema acadêmico. Após a entrega do formulário e processamento pela DAC o interessado precisava passar por uma segunda fila para tirar a foto de identificação. O processo completo de inscrição poderia levar até uma hora e meia.

Durante os três dias da matrícula dos estudantes especiais, a DAC precisava mobilizar uma equipe de cerca de 40 pessoas para atender a todos os interessados. Em seguida à mobilização realizada pela DAC, também o CCUEC precisava se mobilizar por três dias para processar as requisições.

No início de março deste ano, a DAC solicitou ao CCUEC o desenvolvimento de um módulo que permitisse a inscrição via web dos estudantes especiais. Este módulo foi desenvolvido utilizando a metodologia Scrum (1), em cinco etapas de quinze dias, os chamados Sprints(2).

Este módulo tem o diferencial de recuperar e também armazenar as informações dos alunos, eliminando a necessidade de redigitação dos dados pela DAC. Todos aqueles que já foram alunos ou ainda estudam na Unicamp não precisam mais realizar a entrega de documentos e a inscrição pode ser feita através da interface web do sistema de gestão acadêmica.

Os estudantes especiais que ainda não possuem vínculo anterior com a Unicamp, precisarão fazer isto apenas uma vez, visto que nos semestres seguintes os seus dados e a documentação exigida já estarão carregados no sistema.
O processo envolve o cadastramento por parte do interessado de uma conta no sistema acadêmico que também permite o upload da documentação requerida e da foto de identificação.

Neste momento apenas a primeira fase do processo foi automatizada. O aluno ainda precisa obter pessoalmente a aprovação do professor responsável. Esta fase não foi implementada em 2013 visto que iria requerer um grande esforço por parte da DAC para envolver todos os docentes e explicar o novo processo em tempo hábil para viabilizar esta grande mudança. Esta funcionalidade está prevista para ser desenvolvida em 2013 e implantada já no primeiro semestre de 2014. Desta forma, o docente poderá aprovar a participação do estudante diretamente a partir do sistema, onde poderá também consultar toda a documentação entregue para subsidiar sua decisão.

Segundo Marcelo Furioso, integrante da equipe de desenvolvimento, o sistema prevê também um módulo para detecção de vírus(3) nos documentos carregados. Este módulo já está concluído, faltando apenas sua integração ao restante do sistema e os testes finais. Marcelo afirma também que o sistema realiza uma verificação da conformidade da foto carregada no sistema, enviando alertas ao aluno em caso de problemas. Esta foto será também utilizada na confecção do cartão universitário.

Vânia Cristina Ortiz, responsável pela Diretoria de Sistemas Acadêmicos do CCUEC, afirma: "A meta é eliminar a necessidade dos alunos irem ao balcão da DAC e deixar o atendimento pessoal apenas para o tratamento de exceções. Os testes realizados indicaram também que o tempo médio de atendimento aos alunos caiu de 5 minutos para 30 segundos."

Vânia Cristina informa também: "O CCUEC teve o primeiro contato com a tecnologia SCRUM em 2011, quando do desenvolvimento do módulo de matrícula para os alunos do projeto Redefor, em conjunto com uma empresa terceirizada. Tomando por base os resultados positivos obtidos neste trabalho, o CCUEC iniciou em 2012 um processo de capacitação de sua equipe nesta metodologia. Os bons resultados alcançados e a produtividade obtida indicam o acerto desta decisão".

Notas

(1) O Scrum é um processo de desenvolvimento iterativo e incremental para gerenciamento de projetos e desenvolvimento ágil de software. (Fonte: Wikipedia).
(2) Um sprint é a unidade básica de desenvolvimento em Scrum. Sprints tendem a durar entre uma semana e um mês, e são um esforço dentro de uma caixa de tempo (ou seja, restrito a uma duração específica) de comprimento constante. (Fonte: Wikipedia).
(3) O módulo de detecção de vírus foi desenvolvido pela CTMQ (Célula de Tecnologia, Metodologia e Qualidade ) da DDS (Divisão de Desenvolvimento de Sistemas do CCUEC).