Com o advento da pandemia de COVID-19 que paralisou as atividades presenciais na universidade, surgiu a necessidade de docentes e funcionários utilizarem ferramentas para  permitir a realização de atividades de forma remota, entre elas: ministrarem aulas à distância, alunos participarem de aulas remotamente, e funcionários atuarem diariamente em suas atividades. Com isso houve um aumento considerável de uso dessas ferramentas digitais, permitindo que as atividades acadêmicas e administrativas fossem realizadas remotamente sem prejudicar o andamento dos processos da Universidade.

Desde Maio/2020, para atender as demandas de seus clientes, a Google disponibilizou algumas funções críticas de vídeo da versão G Suite Enterprise for Education como gravação de videoconferências, livestream de videoconferências e videoconferências com até 250 pessoas, entre outras. Todas essas funcionalidades foram disponibilizadas gratuitamente por tempo limitado para todos os usuários G Suite no mundo. Entretanto, em 30/09/2020  encerrou-se o período de utilização vigente dessas funcionalidades de vídeo, sem possibilidade de renovação. Foi negociada e obtida uma extensão deste prazo até 31/10/2020. O segundo semestre letivo da universidade se iniciou em Setembro de 2020 e as aulas continuarão sendo ministradas de forma remota. Portanto, com o encerramento desse período gratuito, haverá grande impacto nas atividades acadêmicas da Unicamp.

A realização de aulas e trabalho remotos para o quadro de funcionários e docentes passou a ser questão emergencial. É indispensável salvaguardar a execução das atividades diárias, através da continuidade da oferta do serviço de comunicação e colaboração em nuvem, o qual tem contemplado, entre outras funcionalidades: a edição colaborativa de documentos, o serviço de mensageria (e-mail), o uso de formulários, ferramenta de videoconferência e chat (incluindo sessões e eventos publicados na Internet), ferramenta de pesquisa integrada, agenda/calendário e armazenamento de documentos. 

Com isso, fica demonstrado que a contratação é necessária para viabilizar a comunicação da Universidade entre seus colaboradores, parceiros, alunos, professores e qualquer pessoa por meio da disponibilização, principalmente dos serviços de correio eletrônico (e-mail), compartilhamento de dados e videoconferências. O serviço é disponibilizado em nuvem e acessível de qualquer local que possua Internet, além de funcionar em todos os dispositivos (desktop, notebooks e smartphones) utilizados pela Universidade e/ou por seus colaboradores, alunos e docentes.