A partir de um levantamento conduzido nos últimos anos das características dos trabalhos de impressão da Unicamp, foi feita a contratação institucional de uma solução que pudesse atender de forma unificada as diferentes unidades/órgãos da universidade. O contrato prevê a oferta de serviços de impressão, por meio da locação de equipamentos novos e sem uso, materiais de consumo, bem como assistência técnica com fornecimento de peças de reposição.

A contratação de uma solução institucional para impressão teve por objetivo diminuir o custo por página impressa, além de facilitar a manutenção do parque de impressoras. A empresa vencedora da licitação mantém técnicos residentes nas instalações do CCUEC, que podem atuar rapidamente em caso de problemas ou substituição de insumos. As impressoras são conectadas em rede e, por meio de notificações geradas pelo próprio equipamento, os técnicos residentes podem atuar preventivamente em caso de falhas e reposição dos cartuchos de toner.

Além do hardware em si, a solução de impressão contratada contempla também dois softwares: um software de contabilização, que gera relatórios detalhados de gastos por unidade/órgão e um software que permite o estabelecimento de cotas de impressão para seus usuários.

As impressoras foram definidas segundo o perfil de uso das diferentes unidades/órgãos e identificado durante o levantamento realizado anteriormente. Tanto as impressoras preto e branco como as coloridas podem realizar impressão frente e verso. As impressoras preto e branco contam também com recursos para digitalização de documentos. As impressoras são equipadas com uma bandeja alimentadora de documentos que permite o processamento de uma grande quantidade de páginas em um curto espaço de tempo. Os usuários podem criar perfis na impressora que refletem suas preferências de uso, como por exemplo, a qualidade da digitalização, e um endereço eletrônico que indica para onde deve ser enviado o documento PDF gerado ao final do processo. Desta forma, todo o processo de digitalização, criação do documento PDF e envio por email, pode ser feito pressionando-se apenas um botão.

Com a digitalização espera-se que se possa gerar uma economia significativa pois o usuário poderá, ao invés de imprimir, apenas digitalizar o documento e enviá-lo por email ao destinatário. Como a digitalização de documentos não acarreta em custos para o usuário, a esperada redução no uso de toner e papel poderá contribuir significativamente para os esforços de se implantar gradualmente a TI verde, que utiliza menos recursos naturais para seu funcionamento.

Para manter o papel sempre seco, de forma a evitar atolamentos e o consequente desperdício de papel, as impressoras são instaladas em conjunto com móveis do tipo estufa, que servem também como suporte.

O suporte técnico para quaisquer questões relativas a esta solução de impressão está disponível por meio de funcionários da empresa vencedora por meio do ramal 1-2259.